✨ Fiche d'Aide à la Décision
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FAD
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DOCUMENT D’ANALYSE FONCTIONNEL
-
FUNCTIONAL ANALYSIS DOCUMENT
Processus Achat
Microsoft Business Central
- ANAL
Sommaire
4. Traitement d‘une livraison directe 6
5. Saisie d’une demande de prix 7
6. Saisie d’une commande cadre 8
7. Saisie d’une commande d‘achat 10
8. Saisie d’un retour d’une commande achat 12
11. Annexe 1 : Liste d‘écarts 16
Ce document liste l’analyse fonctionnel sur les processus métier du client concernant le domaine des achats. Les principaux objectifs de l’analyse fonctionnel sont :
- Visiter les sites clients comme les usines, entrepôts et/ou bureaux
- Conduire des ateliers orientés processus.
- Ne pas rentrer en profondeur sur les fonctionnalités de l’ERP ni faire de démonstrations
- Comprendre la façon de travailler actuelle, les points faibles et les attentes globales et futures
- Identifier les écarts critiques et les interfaces qui peuvent avoir un impact sur le projet
- Identifier les volumes des référentiels et données transactionnelles
- Confirmer le périmètre fonctionnel, technique, géographique et organisationnel du projet
- Identifier un jeu de donnée nécessaire pour l’ERP pour mieux préparer les ateliers de démonstration.
Ce document a été préparé sur la base d‘atelier(s) réalisés avec les membres de l'équipe de projet suivants :
Atelier | Date | Lieu | Almakom | Client |
1er atelier | … | … | Nom et Prénom | Nom et Prénom |
2ème atelier | … | … | Nom et Prénom | Nom et Prénom |
Versions du document
Version | Date | Description | Ecrit par | Approuvé par |
Draft | JJ/MM/AAAA | Draft | Nom et Prénom | Nom et prénom |
… | JJ/MM/AAAA | … | … | … |
Membre de l‘équipe | Fonction | |
Nom et Prénom | … | … |
Nom et Prénom | … | … |
Les processus standards ERP qui font partie des ateliers d’analyse sur les achats sont :
3 Planification
3.1. Contexte et Hypothèses
**3.1. Contexte et Hypothèses**
Le processus d'achat du client est composé de trois types d'achats : projets, achats génériques société et achats mutualisés multi-projet. Les besoins projet sont anticipés ou constatés et sont achetés au niveau de chaque projet. Le processus comprend la conception détaillée de pièces spécifiques, la consommation des pièces standard du stock et l'achat des pièces nécessaires au-delà du stock.
La chaîne d'approbation est basée sur un seuil dépendant de la personne qui passe la commande ou du risque sur la commande. Les critères d'approbation incluent l'achat dans le budget ou pas. Le processus comprend également la gestion du multi-sourcing, y compris la référence fournisseur, et la gestion des certificats par la Qualité Contrôle.
Les hypothèses retenues incluent la nécessité d'avoir les certificats pour toutes les petites commandes, la possibilité de prendre en photo chaque colis reçu et la nécessité de discuter directement avec le fournisseur en cas de non-conformité. Les fonctionnalités souhaitées dans le système incluent le suivi de la confirmation de commande fournisseur, la date de livraison renseignée dans le système et l'intégration des coûts de transport lié à la commande.
Les lieux de stockage incluent Payerne, et le suivi des lead times fournisseurs est également nécessaire. La prise en compte des différents plannings, tels que le planning fournisseur, le planning transport et les fournisseurs organisés par spécialité, est également essentielle.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
3.2. Schéma des processus ERP : Planification 1.0
3.3. Principales règles de gestion
- La pièce ne peut être marquée "réceptionnée" que **après validation qualité (incoming inspection)**.
- Toute pièce ALM DES doit être étiquetée avec : numéro de projet, référence article, et numéro de série unique généré par le système.
- Les pièces standards (STC, COT) sont stockées dans le "stock général", tandis que les pièces projet vont dans un emplacement dédié au projet.
- La sur-réception (ex. 5 pièces reçues pour un besoin de 2) génère automatiquement un surplus affecté au stock projet ou général selon la codification.
- Le "fichier article" doit être paramétré pour prendre en compte les différents types d'articles (en stock, non inventory, service).
- La gestion des "certificats" est assurée par la "Qualité Contrôle".
- Les "photos" des colis reçus sont prises à la réception.
- Le "contrôle qualité" est effectué par l'ingénieur ou le Chef de Projet (CP) en cas de non-conformité.
- La "facture" n'est pas payée tant que la non-conformité n'est pas résolue.
- Les "lieux de stockage" sont définis pour chaque projet.
- Le "suivi des lead times fournisseurs" est effectué pour chaque fournisseur.
- Les "plannings" (fournisseur, transport, spécialité) sont pris en compte pour chaque projet.
- Le "numéro de projet" est obligatoire sur le "devis" pour lier la commande au projet.
- La "documentation" à joindre à la demande de devis est définie.
- Les champs "Due Date" et "Requested Receipt Date" sont utilisés pour la commande.
- La "gestion des Incoterms" est effectuée en utilisant le champ "Shipment Method Code".
- La "partie shipping" est détaillée ultérieurement.
- Le "numéro de projet" et les "tâches projet" sont renseignés sur les lignes pour permettre la consommation sur le projet.
- La "réception" est détaillée avec quantité et rattachement à la commande.
- Le "contrôle qualité" est effectué en créant un document de contrôle qualité avec rattachement de photos et tracking lot et série.
- La "validation" de la réception est effectuée par le responsable qualité.
- Le "processus détaillé d'inspection" est défini avec le responsable qualité.
- Les "lignes budget" sont utilisées pour remonter le coût budgété ou le montant réel dans la commande.
- Les "dates de planification" sont utilisées dans les lignes projet.
3.4. Documents et statistiques
À compléter par Almatech
Planification des achats
La planification des achats est un processus clé dans l'entreprise Almatech. Elle consiste à anticiper et à gérer les besoins en matière de produits et de services pour les différents projets.
**Documents et statistiques**
Les documents et statistiques suivants sont utilisés pour la planification des achats :
* Fiche article : permet de gérer les informations relatives aux articles, tels que les quantités en stock, les prix et les fournisseurs.
* Journal des achats : permet de suivre les commandes et les livraisons.
* Workflow validation : permet de définir les étapes de validation pour les commandes et les livraisons.
* Tableau de bord adapté au profil pour l'utilisateur : permet de visualiser les informations pertinentes pour chaque utilisateur.
* Export facile dans Excel : permet de exporter les données dans un format Excel pour une analyse plus approfondie.
Les statistiques suivantes sont également importantes pour la planification des achats :
* Lead-time : permet de connaître le temps nécessaire pour obtenir les produits ou services.
* Stock de sécurité : permet de définir la quantité minimale de produits ou services à conserver en stock.
* Minimum Order Quantity : permet de définir la quantité minimale à commander pour un produit ou service.
* Vacances des fournisseurs + transporteurs : permet de prendre en compte les périodes de vacances des fournisseurs et des transporteurs.
Les processus suivants sont également importants pour la planification des achats :
* Demande d'offre : permet de demander des offres à plusieurs fournisseurs pour un même produit ou service.
* Rentrée des offres fournisseurs : permet de rentrer les offres fournisseurs et de les comparer.
* Séquençage : permet de définir l'ordre dans lequel les commandes doivent être traitées.
* Gestion de l'incoterm : permet de gérer les incoterms pour les commandes et les livraisons.
Enfin, les documents suivants sont importants pour la planification des achats :
* Document de contrôle qualité : permet de valider la qualité des produits ou services reçus.
* Document de réception : permet de valider la réception des produits ou services.
* Document de facturation : permet de facturer les produits ou services reçus.
3.5. Volume des données
À compléter par Almatech
**Planification - Volume des données**
La planification des achats est essentielle pour garantir la disponibilité des matières premières et des composants nécessaires pour les projets. Le processus implique plusieurs étapes, notamment la gestion des besoins projet, la création de demandes d'offre, l'approbation des commandes et la réception des livraisons.
**Fiche article**
Les articles sont classés en trois types : en stock, non inventory (sans gestion de stock) et service. Les articles en stock sont gérés à l'aide de la fiche article, qui contient des informations telles que le nom de l'article, le code, la description, le prix, la quantité en stock, etc.
**Journal des achats**
Le journal des achats est utilisé pour enregistrer les transactions d'achat, notamment les commandes, les livraisons et les factures. Les informations enregistrées dans le journal des achats incluent le numéro de commande, la date de commande, la quantité commandée, le prix unitaire, etc.
**Workflow validation**
Le workflow validation est utilisé pour gérer les approbations des commandes. Les utilisateurs peuvent configurer les seuils d'approbation en fonction de la personne qui passe la commande ou du risque associé à la commande.
**Gestion des projets**
La gestion des projets est essentielle pour suivre les besoins projet, les commandes et les livraisons associées aux projets. Les informations enregistrées dans la gestion des projets incluent le numéro de projet, les dates, les quantités, les budgets, etc.
**Volume des données**
Le volume des données associé à la planification des achats est important, notamment les informations enregistrées dans la fiche article, le journal des achats, le workflow validation et la gestion des projets. Les données doivent être gérées de manière efficace pour garantir la disponibilité des informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées.
3.6. Écarts critiques et interfaces
Identifier les écarts majeurs entre le processus actuel du client et les bonnes pratiques ou les exigences cibles du projet.
Le processus d'achat du client est basé sur 3 types d'achats : projets, achats génériques société et achats mutualisés multi-projet. Les besoins projets sont anticipés ou constatés et les achats sont effectués au niveau de chaque projet. Le contrôle et la réception de la livraison sont effectués avec photos du colis non ouvert et puis colis ouvert avec les pièces.
Les écarts critiques identifiés sont :
- L'absence de document d'entrée en stock, ce qui peut entraîner des difficultés pour le chef de projet.
- L'absence de suivi de la confirmation de commande fournisseur.
- La date de livraison n'est pas renseignée dans le système.
- L'intégration des coûts de transport lié à la commande est inexistant.
- Pas d'inspection systématique à la réception.
- Le processus de contrôle qualité n'est pas défini.
- Les lignes budget ne sont pas définies pour remonter le coût budgété ou le montant réel dans la commande.
Les interfaces nécessaires entre le système cible et les autres applications, services ou départements impactés sont :
- L'intégration avec la gestion des projets et des Work-Packages.
- L'intégration avec la gestion des certificats par la Qualité Contrôle.
- L'intégration avec la gestion des fournisseurs et des plannings.
- L'intégration avec la gestion des coûts dans le projet.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
4 Traitement d‘une livraison directe
4.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
4.2. Schéma des processus ERP : Traitement d’une livraison directe 2.0
4.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
4.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
4.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
4.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
5.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
- Schéma des processus ERP : Demande de prix 3.0
5.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
5.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
5.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
5.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
6.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
6,2, Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande cadre 4.0
6.3. Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat
6.4. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
6.5. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
6.6. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
6.7. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).
7 Saisie d’une commande d‘achat
7.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
7.2 Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat
7.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
7.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
7.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
7.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).
8 Saisie d’un retour d’une commande achat
8.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
8.2. Schéma des processus ERP : Saisie d’un retour d’une commande achat 6.0
8.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
8.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
8.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
8.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
9.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
9.2 Schéma des processus ERP : Rapport achat 8.0
9.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
9.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
9.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
9.6. Ecarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
10.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
10.2 Schéma des processus ERP : Historique achat 9.0
10.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
10.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
10.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
10.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
11.1. Liste d’écarts
La liste d’écart doit être initialisée et finalisée à la fin de la phase d’analyse.
Indiquer l’URL où la liste des écarts sera stockée (SharePoint / Teams / DevOps / Autre).
Contenu par Sections
Contenu organisé par sections avec édition individuelle.
3.1. Contexte et Hypothèses
3.3. Principales règles de gestion
3.4. Documents et statistiques
3.5. Volume des données
3.6. Écarts critiques et interfaces
Édition Avancée
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